Gestire le email di un dominio personale con GMail

di Matteo Manzinello    9 Commenti

Quando si ha un dominio personale è praticamente indispensabile creare delle caselle email della serie info@tuodominio.it, molte volte però i gestori email del servizio a cui avete comprato il vostro spazio non permettono un gran professionalità/personalizzazione o non molto spazio a tua disposizione di default per la gestione della posta elettronica. E’ vero: il più delle volte si possono raggiungere livelli anche molto alti di potenza magari nella capienza adibita allo spazio email ma attivando magari servizi aggiuntivi quasi sicuramente a pagamento… Da grande fan (ed anzi, essendolo anche di Facebook, non dico “fan” ma “piacente”) dell’intramontabile e grandissima Google ho cercato subito un modo di trasferire la gestione delle email dal gestore di posta del mio host (Aruba) a GMail, a parer mio il migliore tra tutti i gestori… Il processo non è breve e neanche tanto semplice, per questo ho deciso di scriverne i passaggi qui per cercare di aiutare chi magari vuole passare ad un gestore migliore di email rispetto a quello che gli viene offerto dal suo servizio di hosting. Alcune premesse importanti: tutti i miei domini o comunque tutti quelli con cui ho a che fare sono su Aruba, voglio dire quindi che questa guida non dovrebbe creare alcun problema per chi utilizza questo service provider 100% italiano nel passaggio dalla gestione email di Aruba a Google Mail, la guida è però utilizzabile per i passaggi fondamentali anche per domini su un qualsiasi altro servizio di hosting! Dopo questa introduzione potremmo iniziare, ma prima leggete queste importanti condizioni (obbligatorie o facoltative) che saranno importanti per lo spostamento della gestione email dal vostro dominio personale a GMail:

- avere i parametri per accedere al vostro pannello di controllo sul sito del servizio di host del vostro dominio (nel caso di Aruba i dati per accere qui: Pannello di controllo) [OBBLIGATORIO]

- sul vostro dominio dovete avere la gestione DNS (per Aruba la situazione è che avete la gestione DNS solo se possedete un dominio di questo tipo o di questo tipo, se li avete non c’è alcun problema e potete proseguire nella guida sicuri poi di poter gestire la vostra posta con GMail, se non li avete non esistono purtroppo servizi aggiuntivi quindi vi toccherà registrare un nuovo dominio di uno di quei due tipi e chiamarlo magari con estensione diversa da quello che usate come vostro blog/sito/forum ed è esattamente ciò che ho fatto io. I due tipi di dominio non sono affatto costosi, il massimo che potreste spendere è di circa 21 euro/anno con le caratteristiche perfette per la gestione su GMail) [MOLTO OBBLIGATORIO]

- avere i parametri per l’accesso via FTP al vostro dominio, che potrebbero non essere gli stessi della prima condizione [FACOLTATIVO, SE LI AVETE IL PROCESSO SI VELOCIZZERA' LEGGERMENTE]

Bene, ora che avete controllato queste condizioni possiamo iniziare il processo di trasferimento del gestore email.

Come prima cosa è necessario registrarsi a Google Apps, esistono due tipi di account: Standard e Business. Il business rispetto allo Standard ha moltissime caratteristiche in più ed è molto più potente ma è anche a pagamento. Tramite questa pagina (circa a metà) potete confrontare i due tipi di account. Registratevi (per lo Standard, che io comunque consiglio se non si tratta di una grande azienda) quindi a Google Apps specificando se siete membri o amministratori del vostro dominio che va inserito nella formula dominio.com/.it/.net ecc ecc nel campo sottostante (ma potete senza problemi anche scrivere una cosa tipo mail.dominio.com). Ora completate la pagina successiva inserendo Nome e completando i campi obbligatori. ATTENZIONE: è necessario utilizzare un’email che non faccia parte del dominio che si sta registrando a Google Apps (tuonome@tuodominio.com)! Una volta registrati bisogna effettivamente dimostrare a Google che siamo effettivamente gli amministratori del dominio che stiamo registrando al suo servizio e per fare ciò ci sono due vie:

1. E’ quella più breve e consiste semplicemente nel caricare nella root principale del sito, tramite FTP, un file con all’interno un codice che viene fornito direttamente da Google nella pagina stessa dell’autenticazione dell’account. Il file deve essere rinominato googlehostedservice.html (per crearlo basta un file di Blocco Note > incolli il codice > Salva con nome, in Salva come scegli “Tutti i file” e nel nome del file ci aggiungi un .html). Una volta caricato il file segnalate a Google che avete effettuato i passaggi ed inizierà a controllare che il file sia effettivamente stato caricato. Potete continuare nella guida!

2. E’ un metodo un po’ più difficile di un semplice caricamento ed è quello necessario se si ha un dominio gestito da Aruba. Dobbiamo loggarci al pannello di controllo del nostro servizio di hosting e recarci nella gestione DNS. (in Aruba al pannello di controllo si può accedere qui e la gestione DNS si chiama “Gestione DNS e NAme Server“). Qui dobbiamo creare un nuovo CNAME (in Aruba è il penultimo box, con il nome di record CNAME), che deve avere come parametri i seguenti: come Host il codice fornito da Google durante l’attivazione dell’account (che è poi lo stesso che sarebbe stato incollato nel file html del punto 1) e come Nome CNAME inserite

google.com

Date l’OK e salvate le impostazioni/cambiamenti.

A questo punto dobbiamo aspettare un po’… Dobbiamo aspettare infatti che Google guardi il file html oppure il record CNAME e ci permetta di usufruire di servizi (per ora) come Calendar, Docs e Sites. Quando le scritte sotto il loro nome sono diventate di questo colore possiamo iniziare il processo che di permetterà di usare anche GMail, il primo servizio nella tabella. Come tempo da aspettare prima che le scritte diventino verdi di solito si tratta di massimo 48h, anche se io me la sono cavata per ben due volte in penso neanche un’ora. A questo punto per poter utilizzare GMail è necessario modificare ora i Record MX, altro box presente nella gestione dei DNS del nostro dominio (nel particolare nel caso di Aruba è il quarto box). Qui dobbiamo specificare che non useremo più i Record MX del nostro dominio per la gestione della posta ma dobbiamo inserirne alcuni speciali (Aruba: click su “Usa altri Mail Server“, di default è sicuramente selezionato “Usa Mail Server di Aruba“, per tutti gli altri servizi dovrebbe essere una cosa simile). A questo punto dobbiamo creare delle stringhe precise, che sono anche specificate nella pagina di Google Apps di attivazione del servizio GMail. Le stringhe da inserire sono queste:

aspmx.l.google.com (Priorità: 10)

alt1.aspmx.l.google.com (Priorità: 20)

alt2.aspmx.l.google.com (Priorità: 20)

aspmx2.l.google.com (Priorità: 30)

aspmx3.l.google.com (Priorità: 30)

aspmx4.l.google.com (Priorità: 30)

aspmx5.l.google.com (Priorità: 30)

Salvate i cambiamenti e date ancora una volta l’OK a Google che può controllare se i record sono stati inseriti in modo esatto.
Se non avete inserito di record MX in modo esatto uscirà una cosa del genere:

(se il vostro non è in italiano non preoccupatevi, la lingua si potrò poi modificare per ogni servizio in modo da usare Calendar, Docs, Sites e GMail in italiano senza problemi)

Se invece avete fatto tutto giustissimo apparirà una cosa rassicurante come questa:

Il vostro account GMail con il vostro dominio è stato creato! A questo punto potete personalizzare un sacco di cose per quanto riguarda i servizi e Google Apps. Prima di tutto è da precisare che per accedere ai quattro servizi messi a disposizione (possono essere aumentati) bisogna prima accere a Google Apps e poi entrare in uno dei quattro senza loggare di nuovo… Oppure, cosa davvero personalizzabilissima e interessante, è possibile creare indirizzi precisi che ti permettono di accedere ai servizi… Mi spiego meglio facendo un esempio: nel caso del nostro GMail potremo accedere alla nostra posta o entrando in Google Apps tramite questa pagina oppure accedere tramite il link di default che sarà una cosa tipo http://mail.google.com/a/tuodominio.com, ma non solo! Questo indirizzo, tramite l’inserimento di un nuovo e preciso CNAME potrà essere modificato, per esempio, in mail.tuodominio.com, indirizzo davvero comodissimo, personalizzato e facile da ricordare! Che codice immettere nel CNAME? Come Host dovrete mettere

mail

nel caso in cui il vostro indirizzo personalizzato è

mail.tuodominio.com

oppure

cane

nel caso in cui l’indirizzo personalizzato è

cane.tuodominio.com

Come invece Nome CNAME dovete inserire sempre

ghs.google.com

Questo è l’esempio di GMail, ma funziona nello stesso modo anche per Docs, Calendar e Sites. Se non avete capito dalla mia spiegazione è comunque precisato da Google al momento della modifica del link personalizzato!

Tramite link personalizzato potete accere alla posta (ma anche ai documenti, al calendario e ai siti) loggandovi in un box di cui potete addirittura sceglierne i colori sempre tramite Google Apps. Per accervi inserite, nel caso dell’email tuonome@tuodominio.com, proprio tuonome e come password, la password settata durante la registrazione a Google Apps.

Fatto tutto questo potete gestire la vostra posta tramite GMail e utilizzare inoltre servizi utili come Google Sites, Google Docs e Google Calendar gratuitamente e senza problemi!

A proposito però di problemi, nel caso in cui ne riscontrate (soprattutto per quanto riguarda GMail) rivolgetevi alla guida completamente in italiano messa a disposizione degli utenti che scelgono il fantastico Google Apps, potrebbero infatti sorgere alcuni problemi riguardo allo scaricamento della posta tramite POP3.

Nel caso invece di incomprensioni della guida potete chiedere a me, preferibilmente tramite commenti, in modo da poter aiutare anche altre persone con lo stesso problema.

Spero di esservi stato di aiuto e non dimenticate, nel caso trovaste qualche errore nella guida, di segnalarmelo!

Continuate a leggere OnManzyLine, sicuro prima o poi in arrivo un dettagliatissimo e motivante articolo sul perchè scegliere GMail!